Jahrhundertsommer! Ein heißester Tag des Jahres reiht sich an den nächsten! Der Sommer 2018 wird mit seinen Superlativen bestimmt in die Geschichte eingehen. Doch die hohen Temperaturen haben auch ihre Schattenseiten. Leider taugen diese nicht für eine Abkühlung, sondern erschweren den Arbeitsalltag. Insbesondere Eventmanager, Wedding Planner und Gastronomen kommen ins Schwitzen. Denn bei solch einer Hitze gilt es entsprechend zu planen – damit Hochzeit, Firmenfeier oder Konzert bei allen Beteiligten als Highlight in Erinnerung bleibt.
Eine Outdoor-Veranstaltung bei Hitze zu organisieren, bedeutet nicht selten, Planungen und Programmpunkte kurzfristig über den Haufen zu werfen, möglichst alle Eventualitäten zu berücksichtigen und auch Worst-Case-Szenarien durchzuspielen. Die optimale Lösung, eine terminliche oder zumindest zeitliche Verschiebung, ist leider in den wenigsten Fällen möglich, schließlich spielt das Wetter meist kurzfristig verrückt, während die Organisation für ein Event so kurz vor dem Stichtag nahezu abgeschlossen ist. Für die Experten hinter dem Event heißt es dann: flexibel agieren.
Die Gäste
Egal, ob es um eine Hochzeit mit 50 Gästen geht, oder um ein Open Air Festival mit 5.000 Zuschauern, bei Temperaturen jenseits der 30°C-Marke, freut sich jeder über eine Abkühlung. Verschattete oder abgedunkelte Aufenthaltsbereiche – etwa durch Sonnensegel oder -schirme – können für solch eine Abkühlung sorgen. Klimatisierte Zelte und Räume ebenfalls. Ventilatoren sorgen für eine angenehm empfundene Luftbewegung. Und Bereiche, in denen ein sehr feiner Wassernebel versprüht wird, sind auf großen Outdoor-Veranstaltungen beliebte Zonen, in denen manch überhitzter Kopf wieder auf Normaltemperatur gebracht wird. Auch auf die Kleidung von Besuchern und Teilnehmern kann Einfluss genommen werden: kein strenger Dresscode! Besser: Der Dresscode kann der Hitze angepasst werden. Warum nicht einfach mal eine Hochzeitsgesellschaft in Shorts und Beachwear organisieren? Oder ein Firmenevent ohne Krawatten und Business-Kostümen? Stattdessen: mindestens Casual. Vielleicht ein Flip-Flop-Zwang. Oder ein Hawaiihemd-Contest. Event-Experten sprühen vor originellen Ideen, die stets zu Anlass und Gastgeber passen.
Die Arbeitskräfte & das Servicepersonal
Bei der Planung der Arbeitskräfte sollte mit einem Puffer an Mitarbeitern gearbeitet werden, die gegebenenfalls im Standby-Modus kurzfristig abrufbar sind. Bei hohen Temperaturen häufen sich gesundheitliche Ausfälle, etwa durch Kreislaufprobleme. Darüber hinaus, lässt die Produktivität des Personals nach. Servicemitarbeiter benötigen häufiger kleine Pausen, Bühnentechniker und Roadies arbeiten wahrscheinlich etwas langsamer. Das gilt es in der Eventplanung zu berücksichtigen. Entweder durch mehr Manpower oder durch einen Zeitplan, der großzügig genug getaktet ist, um Ausfälle und mangelnde Effizienz zu kompensieren. Auch beim Arbeitsschutz gibt es Vorschriften, wie warm es am Arbeitsplatz sein darf und welche Maßnahmen getroffen werden können, damit das Personal unter solchen Bedingungen, einen guten Job machen kann. Infos zum Thema „Hitzearbeit“ und Arbeitsschutz können bei den entsprechenden Berufsgenossenschaften eingeholt werden. Dass dem Personal ausreichend Getränke zur Verfügung gestellt werden, sollte hingegen selbstverständlich sein. Das sorgt für gute Leistungen und eine hohe Motivation.
Die Technik
Bei so gut wie jedem Event kommt mehr oder weniger viel Technik zum Einsatz. Eine Soundanlage, Licht, jede Menge Stromverteilungen, Kühlanlagen für Getränke und das Catering, Promo-Inflatables und Videoprojektionen gehören schon fast zu Standard. Eventmanager wissen, wann es bei großer Hitze und vollem Sonnenschein zu Problemen kommen kann, selbst, wenn sie die Technik nicht selbst installieren, sondern dies den Profis überlassen. Hier gilt es dann, dem Kunden zu zeigen, was möglich ist und von welchen Vorstellungen er sich verabschieden sollte, um nicht enttäuscht zu werden. So benötigen beispielweise Powerpoint-Präsentationen, Foto-Shows und Filmbeiträge unter freiem Himmel bei direktem Sonneneinfall einen leistungsstarken Beamer oder einen abgedunkelten Bereich, damit sie in guter Qualität gesehen werden können. Nichts ist ärgerlicher, als ein mühevoll produziertes Hochzeitsvideo, auf dem kaum etwas zu erkennen ist. Darüber hinaus gilt es zu bedenken, dass fast alle Geräte, Aggregate und Anlagen unter Betrieb selbst Wärme produzieren. Bühnenscheinwerfer strahlen jede Menge Hitze ab, Kühlschränke liefern zwar kalte Getränke, ihre Abwärme geben sie aber an die Umgebungsluft ab. Eventprofis wissen um solche Faktoren, aus ihrer Ausbildung und der Praxis im Alltag, und finden optimale Lösungen.
Das Catering
Man kennt es von sich selbst: Bei großer Hitze leidet der Appetit und das Verlangen nach leichten Speisen ist deutlich größer als der Wunsch nach einer deftigen Schweinshaxe. Und danach sollte auch das Catering bei einem Hitze-Event ausgewählt sein. Also: viele Salate, kleine Häppchen und Fingerfood statt ein opulentes Sechs-Gänge-Menü. Dass ausreichend gekühlte Getränke vorhanden sein müssen, versteht sich von selbst. Dass alkoholreiche Cocktails und Longdrinks wie der Long Island Ice Tea etwa, bei hohen Temperaturen schnell zu Kopf steigen, ist ebenfalls kein Geheimnis und das Getränkeangebot sollte schwerpunktmäßig auf erfrischende, alkoholfreie Getränke liegen. Der Zusammenarbeit mit dem Caterer kommt an heißen Sommertagen eine besondere Bedeutung zu. Er muss für eine lückenlose Kühlkette sorgen und sicherstellen, dass die ausgegebenen Speisen einwandfrei sind. Insbesondere Kaltspeisen, Sushi und anderer Fisch sind extrem sensibel und benötigen geschultes Servicepersonal und perfekt funktionierende Kühltechnik.
Sanitätsdienst bei großen Veranstaltungen
Bei öffentlichen und großen Privatveranstaltungen ist es sinnvoll, einen Sanitätsdienst zu engagieren, der sich um eventuelle gesundheitliche Probleme kümmert und auch als Ersthelfer bei Unfällen und akuten Leiden einspringen kann. Der Gesetzgeber gibt hierfür keine klare Regelung im Sinne einer Formel, die berechnet, auf wie viele Besucher ein Sanitäter kommen sollte. Das ist auch logisch, schließlich ist jedes Event einmalig und hängt von unterschiedlichsten Faktoren ab, die sich nicht in eine Formel fassen lassen. Ein Klassikkonzert stellt die Sanitäter vor andere Herausforderungen als eine Techno-Party. Und bei einem Sportereignis stehen eher die Teilnehmer als die Besucher im Fokus. Bei zu erwartender großer Hitze gilt es auch hier, das Konzept entsprechend anzupassen und sich auf Kreislaufprobleme, Hitzeschläge und Sonnenbrände einzustellen.
Perfekt vorbereitet
Die Studiengänge Kommunikation & Eventmanagement (BA und BA dual) an der IST-Hochschule für Management sowie die verschiedenen Weiterbildungen zum Eventmanager, Wedding Planner oder zum Eventbetriebswirt am IST-Studieninstitut, bereiten die Teilnehmer optimal auf die Eventplanung – auch unter schwierigen Wetterbedingungen – vor. Dabei reicht der Lehrstoff von der Konzeption und Planung eines Events, über das Teammanagement bis hin zu den Grundlagen einzelner Gewerke wie Catering, Technik und Logistik. So werden Experten ausgebildet, die auch in der größten Hitzewelle ein stimmiges, gelungenes und beeindruckendes Event auf die Beine stellen können.
Nähere Infos unter: www.ist.de
